Legitimita zpracovávání údajů osobní povahy

V rámci své pracovní a podnikatelské činnosti vytváří a musí vytvářet, zpracovávat a uchovávat každý správce, vlastník, nemovitosti (domu, jednotky) soubory data – dokumenty, tabulky, přehledy, prezentace, fotografie, a různé obdobné listiny, která obsahují osobní údaje subjektů údajů (dále též jen „data“). Tato činnost je zcela legitimní, za podmínky, že slouží k plnění zákonem daných povinností. Z hlediska GDPR je vždy nezbytné zajistit maximální možnou ochranu těchto dat. Je nutné zajistit, aby se k zákonem zpracovávaným datům nemohl dostat a seznámit se s nimi nikdo, kdo neplní zákonné povinnosti. 

Povinnosti SVJ se odvíjejí od povinností zakotvených v občanském zákoníku, dalších obecně závazných právních předpisech upravujícími činnost SVJ a stanovách SVJ.

Povinnosti družstev se odvíjejí od povinností daných korporátním zákonem, občanským zákoníkem, dalšími obecně závaznými předpisy upravujícími činnost družstev.

Povinnosti SVJ zakotvené v:

a) občanském zákoníku

§ 1178

Požádá-li o to vlastník jednotky, sdělí mu osoba odpovědná za správu domu jméno a adresu kteréhokoli vlastníka jednotky nebo nájemce v domě.

b) nařízení vlády č. 67/2013 Sb., (poskytování služeb)

ust. § 8

(1) Na základě písemné žádosti příjemce služeb je poskytovatel služeb povinen nejpozději do 5 měsíců po skončení zúčtovacího období doložit příjemci služeb náklady na jednotlivé služby, způsob jejich rozúčtování, způsob stanovení výše záloh za služby a provedení vyúčtování podle tohoto zákona a umožnit příjemci služeb pořízení kopie podkladů.

c) stanovách SVJ

Stanovy SVJ zakotvují v souvislosti se zpracováváním a uschováváním dat nejčastěji tyto povinnosti:

Statutární orgán je povinen:

- vest seznam členů a zajišťuje postup podle článku IV. těchto stanov,

- zajišťovat vyúčtování záloh na služby a vypořádání nedoplatků nebo přeplatků,

- zajišťovat včasné plnění závazků společenství vzniklých ze smluv a včasné uplatňování pohledávek a vymáhání dluhů a nároků ze smluv s třetími osobami,

- plnit povinnosti právnické osoby ve vztahu k rejstříku společenství a jiné povinnosti z právních předpisů,

Na povinnosti statutárního orgánu bezprostředně navazují práva člena SVJ.

Vlastník má práva:

- seznámit se s tím, jak společenství hospodaří a jak dům či pozemek spravuje; u společenství může vlastník jednotky nahlížet v prostorách určených společenstvím do smluv uzavřených ve věci správy domu, do účetních knih a účetních dokladů; výpisy si může činit výlučně pro svoji potřebu a výlučně v prostorách určených společenstvím po dohodě s osobou, která je za společenství přítomna nahlížení do těchto písemností společenství, není však oprávněn odnášet si jakékoliv písemnosti mimo tyto prostory,

- obdržet vyúčtování záloh na úhradu jednotlivých služeb a vrácení případných přeplatků,

- nahlížet do písemných podkladů pro jednání shromáždění na základě předchozí výzvy, v čase a na místě k tomu určeném v pozvánce na shromáždění,

- na požádání obdržet zápis ze shromáždění,

d) zákoně o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů – zák. 304/2013 Sb.

K zápisu statutárního orgánu do rejstříku společenství musí výbor SVJ získat od svých členů údaje o jménu, příjmení, rodném jménu a příjmení, místě a okresu narození, zemi narození. Bez těchto údajů nelze žádost o zápis statutárního orgánu do rejstříku provést.

Povinnosti družstev zakotvené v:

a) korporátním zákonu

§ 580

(1) Družstvo vede seznam členů.

(2) Do seznamu členů se zapisují

a) jméno a bydliště nebo sídlo, případně také jiná členem určená adresa pro doručování,

b) den a způsob vzniku a zániku členství v družstvu a

c) výše členského vkladu a rozsah splnění vkladové povinnosti k členskému vkladu.

(3) Člen oznámí a doloží družstvu každou změnu údajů evidovaných v seznamu členů bez zbytečného odkladu poté, co tato skutečnost nastala. Družstvo provede zápis zapisované skutečnosti bez zbytečného odkladu poté, co mu bude změna prokázána.

§ 581

(1) Člen má právo do seznamu členů nahlížet a žádat bezplatné vydání potvrzení o svém členství a obsahu svého zápisu v seznamu členů. Stanovy mohou určit, že člen, který požaduje vydání tohoto potvrzení častěji než jedenkrát za rok, uhradí družstvu odůvodněné náklady s tím spojené.

(2) Údaje zapsané v seznamu členů může družstvo používat pouze pro své potřeby ve vztahu ke členům družstva. Za jiným účelem mohou být tyto údaje použity jen se souhlasem členů, kterých se týkají.

§ 582

(1) Družstvo vydá každému členovi na jeho písemnou žádost a za úhradu nákladů opis seznamu všech členů nebo požadované části seznamu, a to bez zbytečného odkladu od doručení žádosti.

(2) Představenstvo umožní každému nahlédnout do příslušné části seznamu, jestliže osvědčí právní zájem na tomto nahlédnutí nebo doloží písemný souhlas člena, kterého se zápis týká; podpis člena musí být úředně ověřen.

§ 583

Přestane-li být člen družstva jeho členem, družstvo to v seznamu členů vyznačí bez zbytečného odkladu. Do této části seznamu představenstvo umožní nahlédnout pouze bývalému členovi, jehož se zápis týká, a jeho právnímu nástupci. Jiné osobě poskytne družstvo údaje zapsané v seznamu pouze za podmínek stanovených zákonem upravujícím podnikání na kapitálovém trhu pro poskytování údajů osobou vedoucí evidenci investičních nástrojů.

b) nařízení vlády č. 67/2013 Sb., (poskytování služeb)

ust. § 8

(1) Na základě písemné žádosti příjemce služeb je poskytovatel služeb povinen nejpozději do 5 měsíců po skončení zúčtovacího období doložit příjemci služeb náklady na jednotlivé služby, způsob jejich rozúčtování, způsob stanovení výše záloh za služby a provedení vyúčtování podle tohoto zákona a umožnit příjemci služeb pořízení kopie podkladů.

c) stanovách družstva

Další povinnosti mohou určit stanovy družstva, ale vždy jen v rozsahu zakotveném v korporátním zákoně, občanském zákoníku a dalších obecně závazných právních předpisech.

d) zákoně o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů – zák. 304/2013 Sb.

K zápisu statutárního orgánu do rejstříku společenství musí výbor SVJ získat od svých členů údaje o jménu, příjmení, rodném jménu a příjmení, místě a okresu narození, zemi narození. Bez těchto údajů nelze žádost o zápis statutárního orgánu do rejstříku provést.

Práva subjektu údajů v souvislosti s užíváním bytů a vlastnictvím jednotek a nemovitostí

Každý má právo:

a) získat informace o zpracování a uchovávání informací o své osobě,

b) právo přístupu k osobním údajům,

c) právo na opravu, právo na výmaz údajů o své osobě,

d) právo na omezení zpracování údajů,

e) právo na přenositelnost údajů,

f) právo vznášet námitky proti zpracovávaným a shromažďovaným údajům,

g) právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.

Kategorie subjektů s ohledem na právní vztahy k nemovitosti:

a) vlastník nemovitosti – pozemku s domem,

b) vlastník jednotky nebo bytu v jednotce,

b) člen družstva,

c) osoby, jež užívají byt na základě odvozeného práva od osob primárně oprávněných (podnájem bytu),

d) jiné osoby.

ad a) vlastník nemovitosti – družstvo (SRO, aj.) je povinno vést údaje o všech osobách, jež mají jakákoliv práva i odvozená k předmětu vlastnictví. Může se to týkat i služebností (umístění výměníkové, předávací, transformační stanice, aj.) práv týkajících liniových staveb, apod. Údaje o těchto osobách a jejich právech má vlastník právo shromažďovat a uchovávat. Avšak vždy jen v rozsahu týkajícího se předmětu vlastnictví. Bez těchto informací nemůže vlastník své vlastnické právo řádně vykonávat.

Informace (včetně osobních údajů), na něž mají nárok spoluvlastníci domu, tedy osoby podílející se finančně např. na správě společných prostor nebo na opravách, není možné automaticky zpřístupnit všem, kteří v daném domě bydlí, bez rozdílu.

• Např. sdělení, že určitý spoluvlastník nebo družstevník dluží na poplatcích do fondu oprav nebo kolik přispěl na realizovanou rekonstrukci domu, lze sdělit jen ostatním spoluvlastníkům a družstevníkům, nikoli ale nájemníkům a dalším osobám,

• Informace týkající se nájemníků lze, v přiměřené míře, zpřístupnit ostatním spoluvlastníkům nemovitosti (neboť např. počet osob v domácnosti hraje roli při správě celého domu), ale již ne ostatním nájemníkům.

• I kdyby všichni obyvatelé domu byli vlastníky jednotek nebo členy družstva, není vhodné, spíše je třeba uvést nelze, informaci obsahující osobní údaje umístit ve veřejně přístupných částech domu (a to i zamčeného), neboť nelze zajistit, že nebude takto zpřístupněna jiným osobám, např. návštěvám.

V žádném případě nelze zveřejnit, pokud to stanovy družstva výslovně nenařizují, rozhodnutí orgánů družstva o vyloučení člena z družstva, dopisy popisující kladné záporné jednání člena družstva, vlastníka bytu atd. Pokud by se snad zveřejňovaly údaje o platbách, pak je třeba údaje anonymizovat uváděním jen čísel bytů nebo jednotek, bez uvedení jména, příjmení konkrétní osoby.

ad b) vlastník jednotky má práva obdobná vlastníku domu, s tím, že vedle toho může a musí zpracovávat údaje o svých nájemnících, je-li jednotka pronajímaná.

ad c) člen má právo získat opis seznam členů nebo výpis části. Toto právo je odůvodněno např. právem členů požadovat svolání mimořádné členské schůze družstva za podmínek daných korporátním zákonem. Bez znalosti údajů o členech toto právo by nebylo možné vykonat.

ad c) tyto osoby mají práva na informace značně zredukovány. Svá práva mohou vykonávat jen prostřednictví majitele jednotky.

Ad d) jiné osoby mohou informace získávat, využívat a uschovávat jen v případě naléhavého právního zájmu. Může tak být např. činěno v souvislosti s řešením škodních událostí, placení daní, místních poplatků, trestních činů atd.

Kamery v bytových domech

Prostory domu jsou prostorami, v nichž nájemník nebo majitel bytu očekává jistou míru soukromí. Soukromí samotné jakož i osobní a rodinný život se nevztahuje pouze na obytné prostory. S tím však koliduje požadavek na ochranu majetku a zdraví osob.

Je zapotřebí rozlišovat v rámci obytného domu dvě základní skupiny prostor, v nichž je možné kamerový systém instalovat. S tím pak souvisí i nutnost získání souhlasu obyvatel domu s instalací kamer.

První skupinou jsou prostory, které nejsou určeny k soukromému životu obyvatel domu a monitorování těchto prostor tedy do soukromí zásadním způsobem nezasahuje (tj. půdy, sklepy, vchody na půdu a do sklepa, kočárkáren, koláren, prostor dopisních schránek, vnější opláštění budov, prostor odkládání domovního odpadu apod.). Do této skupiny lze zařadit i výtahy.

Druhou skupinou jsou prostory, které jsou ze své podstaty spjaty se soukromým a osobním životem lidí v takovém domě (tj. chodby před byty, dveře do bytů). Zde je monitorování povoleno jen se souhlasem příslušné osoby. Pokud by však docházelo k soustavnému ničení majetku někoho v domě, malování na bytové dveře, aj., pak lze toto závadné chování zaznamenávat, ale záznam nesmí být nikdy, NIKDY, veřejně použit! „Souhlas většiny“, tj. usnesení společenství vlastníků jednotek či družstva k realizaci kamerového projektu, není kvalifikovaným souhlasem dotčených osob ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů. Může se jednat o faktor zdůvodňující potřebnost kamerového systému.

Diskuze se vedou o tom, zda-li vchodové dveře do objektů a schodiště mají patřit do prvé, či druhé skupiny. Pokud však pod první skupinu vztáhneme výtahy a plášť domu, tak lze dospět k přesvědčení, že to této skupiny patří i vchodové dveře do objektu a schodiště domu.

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ V BYOVÝCH DRUŽSTVECH A SVJ

Na úvod je nezbytné uvést, že každý zpracovatel osobních údajů musí zajistit jejich ochranu. Toto pravidlo není nové a nesouvisí se směrnicí EU – GDPR.

Je nezbytné zajistit, aby k údajům o členech se nemohla dostat nepovolaná osoba. Proto je minimálně nezbytné:

1) veškeré listinné dokumenty družstva obsahující údaje o členech se musí uchovávat v uzamykatelné skříni, nejlépe, je-li to možné v samostatné místnosti, kam má přístup jen představenstvo, výbor, předseda. Rozhodně není třeba doklady zamykat v tresoru, požárně odolné skříni apod.,

2) pokud jsou údaje osobní povahy převedeny do digitální podoby, pak nezbytné zajistit, aby se k těmto dokladům nemohla opět dostat nepovolaná osoba. Jak toto zajistit:

a) otevření počítače musí být zabezpečeno heslem, tak jako např. mobilní telefon,

b) nikdy se nesmí ukládat dokument jen na plochu, ale vždy se musí ukládat do složky v dokumentech. Proč, protože pokud je dokument na ploše a odejdeme od počítače, byť na chvíli, nepovolaná osoba si může dokument kdykoliv otevřít a třeba i stáhnout na své přenosné medium,

c) obrazovka počítače musí být nastavena tak, aby např. pokud déle než 3 – 5 min. nepracujeme, se uzamkla odpojit. Znovu odemknutí obrazovky musí být chráněno heslem,

d) pokud jsou osobní údaje ukládány na přenosné médium, flash, CD aj., tak se musí zajistit, že tato média se mohou otevřít jen opět po zadání hesla. Není nic jednoduššího, než ztratit takové medium. Pokud jsou na něm uloženy třeba návrhy na vklad smluv do katastru nemovitostí, tak jsou zde pak volně přístupné údaje o rodných číslech členů aj. A pokud by se snad dokonce jednalo o návrh na změnu zapisovaných skutečností do obchodního rejstříku, tak se nepovolaná osoba může seznámit s rodnými příjmeními, místem a okresem

a zemí narození.

3) pokud člen družstva, SVJ, využije svého práva seznámit se s dokumenty, seznamem členů, aj., pak je nezbytné zajistit, aby údaje osobní povahy byly překryty, aby pokud je zde právo člena pořídit si kopie, se člen mohl seznámit jen se základními údaji, tj. jménem a příjmením. Ovšem pokud y chtěl člen znát jména členů proto, aby je mohl požádat např. o svolání mimořádné schůze, či shromáždění, pak mu představenstvo, výbor musí tyto údaje předat. Nejedná se však o porušení směrnice EU - GDPR, neboť tato povinnost je uložena vnitrostátním obecně platným předpisem,

4) u družstev (SVJ) s velkým počtem členů, a zejména tehdy, jestliže si tyto subjekty zpracovávají samy účetnictví, je třeba zajistit, aby veškeré digitalizované údaje byly ukládány na jednom serverovém disku a nikoliv na lokálních discích u jednotlivých pracovníků. Rovněž nutno zajistit, aby odemykání počítače nebylo možné shodným heslem, každý počítač musí mít nastaveno své heslo. Současně a to platí pro veškeré digitální operace, je třeba zajistit pravidelné zálohování dat.

5) velká družstva by měla provést analýzu risik a zvážit, zda některého svého pracovníka nepověří funkcí „pověřence pro ochranu osobních údajů“. Tato osoba by pak za celý subjekt kontrolovala dodržování ochranu osobních údajů.

6) zásadně platí, že se údaje o členech nesmí předat nikomu mimo družstvo, SVJ. To samozřejmě neplatí, pokud jde o poskytování údajů orgánům státu (Policie, finanční úřady apod.) a oprávněným subjektům, notářům, exekutorům, aj.

ZÁVĚR

Můžeme mít odůvodněně za to, že pokud představenstva družstev a výbory SVJ budou konat v navrženém směru, tak by neměly být odůvodněně napadeny pro porušování předpisů o ochraně osobních údajů.

V Praze, dne 24. května 2018

Zpracoval: JUDr. Jan Opletal

advokát – člen kontrolní komise SMBD

28. 5. 2018

Autor: JUDr. Jan Opletal